Vrijwilligers
Vrijwilligers bijhouden: hun jaren, VOG’s en aanmeldingen.
De lijst met vrijwilligers
Een vrijwilliger is een gebruiker van je organisatie. Naam, e-mailadres en geboortedatum komen uit zijn of haar account. Ga naar Vrijwilligers → Vrijwilligers.
Je filtert op:
- Status: actief, gestopt of beide;
- Dit jaar: helpt dit jaar wel of niet mee;
- Jaren: nieuw (dit jaar voor het eerst) of jubileum (dit jaar het 10e, 15e, 20e … jaar);
- VOG: wie een VOG nodig heeft, of een bepaalde VOG-status;
- Vanaf leeftijd / Jonger dan.
De knop in de kolom Helpt 2026 zet het huidige jaar aan of uit.
Een vrijwilliger toevoegen
Klik op Vrijwilliger toevoegen en zoek de gebruiker. Het vinkje Helpt dit jaar mee staat standaard aan. Bestaat de persoon nog niet als gebruiker? Nodig hem of haar eerst uit bij Gebruikers, of laat diegene zich aanmelden via de webshop (zie Aanmeldingen).
De pagina van een vrijwilliger
- Jaren: het aantal jaren dat iemand meehelpt, met de jaren als labels. Voeg een jaar toe of haal er een weg met het kruisje.
- VOG: de huidige status en tot wanneer hij geldig is. Met de knoppen leg je vast dat een VOG is aangevraagd, voer je een geldige VOG in (nummer en datum van afgifte; EventVox rekent uit tot wanneer hij geldig is) of noteer je dat hij is afgekeurd.
- Vragenlijsten voor vrijwilligers, met de antwoorden.
- Beëindigen: iemand stopt. De jaren en VOG’s blijven bewaard; later kun je de vrijwilliger opnieuw actief maken.
VOG-instellingen
Op de lijst met vrijwilligers stel je bij VOG-instellingen in hoe lang een VOG geldig is (in maanden, leeg = onbeperkt) en vanaf welke leeftijd een VOG nodig is. Wie een VOG nodig heeft maar geen geldige heeft, krijgt het label “VOG nodig”.
Met Notificaties krijgen vrijwilligers automatisch een mail als hun VOG binnenkort verloopt of als ze een VOG nodig hebben.
Aanmeldingen
Staat Aanmelden als vrijwilliger aan in de webshop, dan kunnen bezoekers zich daar aanmelden, met een telefoonnummer en een bericht. Je vindt de aanmeldingen bij Vrijwilligers → Aanmeldingen.
- Aannemen maakt het account vrijwilliger (voor dit jaar), eventueel met een rol erbij.
- Afwijzen, met een interne notitie.
Wie zich heeft aangemeld maar nog niet is aangenomen, kan in EventVox al zijn beschikbaarheid doorgeven. De planners zien die pas na het aannemen; dan telt alles wat diegene al heeft ingevuld meteen mee.
Een aangenomen vrijwilliger ziet in de webshop een knop Naar de EventVox-app, die meteen Mijn rooster opent.