Organisatie
Gebruikers, rollen en rechten, tijdelijke rechten, API-tokens en het logboek.
Gebruikers
Organisatie → Gebruikers toont iedereen met een account in je organisatie: medewerkers, vrijwilligers en webshopkopers. Filter op soort (Beheer of Publiek) en op rol.
Iemand toevoegen
- Uitnodigen (aanbevolen): vul het e-mailadres in en kies de rol(len). EventVox maakt een uitnodigingslink; de persoon maakt daarmee zelf een account aan en kiest zijn eigen wachtwoord. Heeft diegene al een EventVox-account (bij een andere organisatie), dan accepteert hij de uitnodiging met dat account. Open uitnodigingen staan onder de lijst; je kunt ze intrekken of een nieuwe link maken.
- Nieuwe gebruiker: je maakt het account zelf aan, met een wachtwoord.
De pagina van een gebruiker
Op de pagina van een gebruiker:
- zie en wijzig je de gegevens;
- wijs je rollen toe (vast, of tijdelijk tot een datum) en haal je ze weg;
- stel je tijdelijk te activeren rollen in (zie Tijdelijke rechten);
- maak je een resetlink als iemand zijn wachtwoord kwijt is;
- verwijder je apparaten (telefoon kwijt) of passkeys;
- log je iemand overal uit;
- maak je iemand vrijwilliger, of ga je naar de vrijwilligerspagina.
Rollen
Een rol is een set rechten, zoals “Kassa”, “Planner” of “Scanner”. Een gebruiker kan meer rollen hebben; de rechten tellen bij elkaar op. Ga naar Organisatie → Rollen.
Er zijn twee soorten rollen:
- Beheer: rollen met rechten in de beheeromgeving. Je kiest per onderdeel (events, tickets, scans, vrijwilligers, roosters, mailings, …) wat de rol mag: lezen, aanmaken, wijzigen, verwijderen.
- Publiek: voor webshopkopers. Een publieke rol heeft geen rechten in de beheeromgeving, maar je kunt er tickettypes aan koppelen, bijvoorbeeld een ledenprijs voor de rol “Leden”. De standaardrol publiek krijgt elke nieuwe koper.
Elke organisatie heeft de rollen admin (alle rechten) en user (de basis).
Geef mensen alleen de rechten die ze nodig hebben. Een scanner bij de ingang heeft genoeg aan scans aanmaken; een planner aan roosters en planning.
Een paar rechten om te kennen:
| Recht | Wat het geeft |
|---|---|
| Scans: aanmaken | Scannen bij een checkpoint. |
| Tags: aanmaken | Tags uitgeven op het scanscherm. |
| EHBO-terminals: wijzigen | Een terminal de soort EHBO geven. |
| Planning: lezen / wijzigen | Het rooster met beschikbaarheid zien en vrijwilligers inplannen. |
| Gevoelige antwoorden: lezen | Antwoorden op gevoelige vragen in vragenlijsten zien. |
| Betaalinstellingen: wijzigen | Betaalmethodes van de webshop wijzigen en koppelen. |
Tijdelijke rechten
Sommige rechten heb je niet elke dag nodig, bijvoorbeeld admin-rechten. Een beheerder kan een rol tijdelijk te activeren maken voor een gebruiker (op de pagina van de gebruiker). Die gebruiker activeert de rol dan zelf, wanneer nodig, bij Organisatie → Tijdelijke rechten: met een reden en voor een beperkte tijd. Daarna vervalt de rol vanzelf.
Activeren bevestig je met je passkey, of zonder passkey op een ander gekoppeld apparaat. Zolang een tijdelijke rol actief is, staat er bovenaan een balk met Nu beëindigen.
API-tokens
Met Organisatie → API-tokens koppel je andere software aan EventVox, zoals een eigen app, een script of een AI-assistent.
- Nieuw token: een naam, de geldigheid (30, 90 of 180 dagen of 1 jaar) en de rechten: al je eigen rechten, of een keuze daaruit. Het token staat één keer in beeld: kopieer het meteen.
- Een token werkt alleen in deze organisatie en kan nooit meer dan jij.
- Met het recht API-tokens beheren maak je ook applicatie-accounts: accounts voor een koppeling, die niet kunnen inloggen en hun rechten via rollen krijgen.
Behandel een token als een wachtwoord. Trek een token in zodra het niet meer nodig is.
Logboek
Organisatie → Logboek toont alles wat er in je organisatie gebeurt: wie wat wanneer deed. Filter op gebruiker, periode en zoekterm. Klik bij een regel op Bekijken voor de details.
Op veel pagina’s (een event, ticket, vrijwilliger, checkpoint, …) staat een link Geschiedenis in het logboek: die opent het logboek met alleen wat over dat ene ding gaat.